T.C.
 
GÖLPAZARI KAYMAKAMLIĞI
 
HÜKÜMET KONAĞI AMİRLİĞİ UYGULAMA YÖNERGESİ
 
 
AMAC
Madde I-Bu Yönerge; Gölpazarı Hükümet Konağının güvenlik, yangın önlemleri, nöbetçi memurluğu, bakım onarım, bina içi ve bahçe temizliği, çevre düzenlemesi, kalorifer-doğalgaz hizmetleri ve araç parkına ilişkin görev ve sorumluluklar ile yapılacak çalışmalarda işbirliği ve koordinasyonun sağlanması amacıyla hazırlanmıştır.
KAPSAM
Madde 2- Bu Yönerge Gölpazarı Hükümet Konağında görev yapan tüm kamu kurum ve kuruluşları ile birimleri kapsar.
YASAL DAYANAK :
Madde 3-
  1. 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu
  2. 29/1/1966 tarihli ve 12213 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 711 Sayılı Nöbetçi Memurluğu Kurulması ve Olağanüstü Hal Tatbikatlarında Mesainin 24 Saat Devamını Sağlayan Kanun
  3. 20.12.1966 tarihli ve 12482 sayılı Nöbetçi Memurların Görev ve Sorumlulukları ile Çalışma Şekillerini Gösterir Yönetmelik,
  4. 2007/12937 sayılı Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik.
TANIMLAR
Bu Yönergede geçen ,
Hükümet Konağı Amiri: İlçe Yazı İşleri Müdürünü,
Hükümet Konağında Bulunan Kurumlar; Yazı İşleri Müdürlüğü, Nüfus Müdürlüğü, Özel İdare Müdürlüğü, Tapu Müdürlüğü, Malmüdürlüğü, Müftülük, Adliye, Kadastro Birimi ve İlçe Seçim Kurulu
İlgili Personel : Hükümet Konağında bulunan kurumlarda görevli personelleri,
Kaymakam : Gölpazarı Kaymakamını,
Kaymakamlık : Gölpazarı Kaymakamlığını, ifade eder.
 
GÖREV YETKİ ve SORUMLULUK :
Yönerge kapsamında kurumlara ait iş bölümü aşağıya çıkartılmıştır.
Adliye ve Müftülük tarafından:
Madde 4- Hükümet Konağı giriş katında bulunan Adliye ve Müftülük hizmet birimlerinin bulunduğu koridor, arşiv katına inen merdivenler, tuvalet ve lavabo ile Hükümet Konağı giriş bölümünün Adliye ve Müftülük hizmetlileri tarafından ortaklaşa ve günlük olarak temizliği sağlanacaktır.
-Aynı katta hizmet veren birimlerden birisinin hizmetlisinin izinli veya raporlu olması halinde, kendi katında bulunan diğer birimlerle koordinasyon sağlanarak temizlik işlerinin yerine getirilmesi sağlanacaktır.
-Hükümet Konağının ortak kullanım alanları olan giriş merdivenleri, arşiv katı ve bahçe temizlikleri (bahçe temizliği, yaz döneminde çimlerin biçimi, toplanması ve sulama işleri) Hükümet Konağında bulunan Kurumların hizmetli personeli tarafından müştereken sağlanacaktır.
-Hükümet Konağı bahçesinin bakımı ile ilgili nöbet çizelgesi Kaymakamlığımızca hazırlanarak ilgili kurumlara gönderilmiş olup, kurumların hizmetli personeli tarafından temizlik işleri yapılacaktır. Görevli personelin izinli veya raporlu olması halinde nöbet çizelgesindeki bir sonraki hizmetli tarafından temizlik ve bahçe bakım işleri yapılacaktır.
-Hükümet Konağında hizmet veren birimlerin temizlik görevlileri kendi sorumluluk bölgelerinin ve hükümet konağı ortak kullanım alanlarının temizliğinin yapılmasından sorumlu olup, kurum amirleri temizlik yapılması konusunda personeline gerekli talimatı verecektir.
Malmüdürlüğü , Özel İdare Müdürlüğü tarafından;
Madde 6- Hükümet Konağı 2. Katında bulunan Malmüdürlüğü ve  Özel İdare Müdürlüğü hizmet birimlerinin bulunduğu koridorun tamamı ile WC ve merdivenlerin temizliği ortaklaşa ve günlük olarak Malmüdürlüğü ve  Özel İdare Müdürlüğü hizmetlileri tarafından yapılacaktır.
-Aynı katta hizmet veren birimlerden birisinin hizmetlisinin izinli veya raporlu olması halinde, kendi katında bulunan diğer birimlerle koordinasyon sağlanarak temizlik işlerinin yerine getirilmesi sağlanacaktır.
 Hükümet Konağının ortak kullanım alanları olan giriş merdivenleri, arşiv katı ve bahçe temizlikleri (bahçe temizliği, yaz döneminde çimlerin biçimi, toplanması ve sulama işleri) Hükümet Konağında bulunan kurumların hizmetli personeli tarafından müştereken sağlanacaktır.
-Hükümet Konağı bahçesinin bakımı ile ilgili nöbet çizelgesi Kaymakamlığımızca hazırlanarak ilgili kurumlara gönderilmiş olup, ilgili kurumların hizmetli personeli tarafından temizlik işleri yapılacaktır. Görevli personelin izinli veya raporlu olması halinde nöbet çizelgesindeki bir sonraki hizmetli tarafından temizlik ve bahçe bakım işleri yapılacaktır.
-Hükümet Konağında hizmet veren birimlerin temizlik görevlileri kendi sorumluluk bölgelerinin ve hükümet konağı ortak kullanım alanlarının temizliğinin yapılmasından sorumlu olup, kurum amirleri temizlik yapılması konusunda personeline gerekli talimatı verecektir.
Malmüdürlüğü tarafından;
Madde 7-Hükümet Konağı kalorifer-doğalgaz hizmetlerinin yürütümünden 2017 yılı sonuna kadar Malmüdürlüğü, 1 Ocak 2018’den itibaren Kaymakamlığımız sorumlu olup, ısıtma sisteminin (kalorifer-doğalgaz) çalıştırılması ve kontrolü sağlanacak, takibi yapılacaktır.
-Hükümet Konağı kaloriferci kadrosunun doldurulması, kalorifercinin yokluğunda kaloriferci görevlendirmeleri Malmüdürlüğünce sağlanır.
-Kaloriferci İl Çevre ve Şehircilik Müdürlüğünce hazırlanan Kalorifer Yakma Talimatına uygun olarak kalorifer kazanını yakacaktır.
-Kalorifer dairesinin temizliği, tertip ve düzeni kaloriferci tarafından sağlanacaktır.
-Hükümet Konağının 2. Katında bulunan Malmüdürlüğü hizmet birimlerinin bulunduğu koridorun temizliği hizmetli personeli tarafından günlük olarak yapılacaktır.
-Aynı katta hizmet veren birimlerden birisinin hizmetlisinin izinli veya raporlu olması halinde, kendi katında bulunan diğer birimlerle koordinasyon sağlanarak temizlik işlerinin yerine getirilmesi sağlanacaktır.
-Hükümet Konağının ortak kullanım alanları olan giriş merdivenleri, arşiv katı ve bahçe temizlikleri (bahçe temizliği, yaz döneminde çimlerin biçimi, toplanması ve sulama işleri) Hükümet Konağında bulunan Kurumların hizmetli personeli tarafından müştereken sağlanacaktır.
-Hükümet Konağı bahçesinin bakımı ile ilgili nöbet çizelgesi Kaymakamlığımızca hazırlanarak ilgili kurumlara gönderilmiş olup, ilgili kurumların hizmetli personeli tarafından temizlik işleri yapılacaktır. Görevli personelin izinli veya raporlu olması halinde nöbet çizelgesindeki bir sonraki hizmetli tarafından temizlik ve bahçe bakım işleri yapılacaktır.
-Hükümet Konağında hizmet veren birimlerin temizlik görevlileri kendi sorumluluk bölgelerinin ve hükümet konağı ortak kullanım alanlarının temizliğinin yapılmasından sorumlu olup, kurum amirleri temizlik yapılması konusunda personeline gerekli talimatı verecektir.
İlce Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından;
Madde 5-Hükümet Konağı ortak kullanım alanları ile ilgili bakım ve onarım talepleri yazılı olarak Kaymakamlık Makamına iletilir. Ödenek talebi bu talepler doğrultusunda yapılır ve gelecek ödenek miktarına göre ve işin öncelik sırasına göre talepler gerçekleştirilir.
İlce Yazı İşleri Müdürlüğü, Nüfus Müdürlüğü ve Tapu Müdürlüğü tarafından;
Madde 6- Hükümet Konağı 3. Katında bulunan Kaymakamlık, Yazı İşleri Müdürlüğü, Nüfus Müdürlüğü ve Tapu Müdürlüğü hizmet birimlerinin bulunduğu koridorun tamamı ile WC ve merdivenlerin temizliği ortaklaşa ve günlük olarak Yazı İşleri Müdürlüğü, Nüfus Müdürlüğü ve Tapu Müdürlüğü hizmetlileri tarafından yapılacaktır.
- İlgili Kurumlarda hizmetli bulunmaması durumunda, anılan kurumlara hizmetli personel atanana kadar diğer hizmetli personeller tarafından gerekli temizlik hizmetleri yerine getirilecektir.
-Aynı katta hizmet veren birimlerden birisinin hizmetlisinin izinli veya raporlu olması halinde, kendi katında bulunan diğer birimlerle koordinasyon sağlanarak temizlik işlerinin yerine getirilmesi sağlanacaktır.
-Hükümet ortak kullanım alanları olan giriş merdivenleri, arşiv katı ve bahçe temizlikleri (bahçe temizliği, yaz döneminde çimlerin biçimi, toplanması ve sulama işleri) Hükümet Konağında bulunan kurumların hizmetli personeli tarafından müştereken sağlanacaktır.
-Hükümet Konağı bahçesinin bakımı ile ilgili nöbet çizelgesi Kaymakamlığımızca hazırlanarak ilgili kurumlara gönderilmiş olup, ilgili kurumların hizmetli personeli tarafından temizlik işleri yapılacaktır. Görevli personelin izinli veya raporlu olması halinde nöbet çizelgesindeki bir sonraki hizmetli tarafından temizlik ve bahçe bakım işleri yapılacaktır.
-Hükümet Konağında hizmet veren birimlerin temizlik görevlileri kendi sorumluluk bölgelerinin ve hükümet konağı ortak kullanım alanlarının temizliğinin yapılmasından sorumlu olup, kurum amirleri temizlik yapılması konusunda personeline gerekli talimatı verecektir.
GÜVENLİK HİZMETLERİ
Madde 10-
  1. Gölpazarı Hükümet Konağının güvenliğinin sağlanmasından İlçe Emniyet Müdürlüğü sorumludur.
  2. Bu amaçla Hükümet Konağında mesai saatleri içerisinde yeteri kadar güvenlik görevlisi bulundurulur, mesai saatleri dışında seyyar trafik ekiplerince kontrol edilir.
  3. Güvenlik görevlileri Hükümet Konağının mesai saatleri içinde girişini kontrol eder. Gerektiğinde üst araması yapar ve varsa silah v.b tutanakla teslim alır. Konu ile ilgili gerekli incelemeyi yapar ve çıkışta yine tutanakla teslim eder. Söz konusu tutanakları dosyada muhafaza eder.
  4. Kurum çalışanları ve iş takibi için gelenlerin beraberinde getirdikleri paket, çanta ve buna benzer eşyaları da gerektiğinde arar.
  5. Hükümet Konağına gelen seyyar satıcılar ile pazarlamacıların beraberinde eşya ve paketleri ile içeriye girmeleri yasaklanmış olup, içeriye alınmalarına engel olur.
  6. Hükümet Konağı araç parkının düzeninden güvenlikle görevli polis memuru sorumlu olup, hükümet konağı bahçesine her ne suretle olursa olsun patlayıcı, parlayıcı ve yanıcı madde taşıyan araçlar park ettirilmeyecek ve bu araçların bahçeye girmesine izin verilmeyecektir.
  7. Seyyar Emniyet Ekipleri, Hükümet Konağı binasının mesai saatleri dışında ve tatil günlerinde emniyetini sağlar.
  8. Hükümet Konağında bulunan kurumların görevli personeli, çalışma saati bitiminde Hükümet Konağındaki büro ve katları dolaşarak açık musluk, lüzumsuz yanan elektrik, yangına neden olabilecek unsurlar ile kilitsiz kapı bulunup bulunmadığını kontrol eder. Giderebildiği olumsuzlukları giderir, gideremediklerini ilgili kurum amirine bildirir. Gerekli tedbirlerin alınmasından kurum amirleri sorumludur.
  9. Mesai saatleri dışında ve tatil günlerinde Hükümet Konağının giriş-çıkış kapılarının kilitli tutulmasından Hükümet Konağında bulunan kurumların görevlendirecekleri personel (Yazı İşleri Müdürlüğünce Hükümet Konağı giriş çıkış kapısına kilit sistemi yaptırılıp ilgili kurumlara teslim edilecektir) sorumludur.
 
YANGIN GÜVENLİĞİ HİZMETLERİ
Madde 11-
  1. Hükümet Konağında, ı Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik hükümleri gereği, Hükümet Konağı Yangın Yönergesinin hazırlanması, yangın eğitim ve tatbikatlarının yapılması ve yangın söndürme tüplerinin dolu bulundurulmasından İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü sorumludur.
  2. Mezkur Yönetmelik gereğince, Hükümet Konağında görev yapan tüm kurumlarca, çalışma saatinin başlangıcından bitimine kadar yangına karşı korunma önlemlerini kontrol etmek ve aldırmakla yükümlü olarak biri asil biri yedek 2 personel yangın güvenliği sorumlusu olarak belirlenecektir.
  3. Hükümet Konağında bulunan kurum ve kuruluşlarının çalışma oda ve bölümlerinde yangın önlemlerinin alınması ve kontrol edilmesinden çalışma odasında hizmet veren personeller ile yangın güvenliği sorumlusu olan personel sorumludur.
  4. Yangın güvenliği konusunda Belediye İtfaiye Teşkilatı ile protokol düzenlenir.
  5. Kurumlarca çalışma odalarında yapılacak bina ile ilgili çalışmalar (binanın yük taşıma ve deprem sönümüne katkılarından dolayı kapasitesine zarar verecek her türlü tamir ve tadilat işleri) ve elektrik tesisatına ilave yapan tesis ve makinalar için ilgili kurum amirince Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğünden rapor alınacak ve Kaymakamlık Makamına raporun bir örneği sunulacaktır.
BAKIM ONARIM HİZMETLERİ
Madde 12-
  1. Hükümet Konağında yapılacak büyük onarımların projelendirilmesi ve yaptırılmasından Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğü koordinatörlüğünde ve gözetiminde Kaymakamlık Yazı İşleri Müdürlüğü sorumludur.
  2. Maliye Bakanlığı Milli Emlak Genel Müdürlüğünün 03.04.2002 tarih ve 2001/8 no'lu genelgesinde; "Hükümet Konağında hizmet vermekte olan kurum ve kuruluşların kullanımında bulunan mahallerde kullammından dolayı kırılan veya bozulan kapı ve pencere kolları, kilitleri, tuvaletlerdeki pisuvar, musluk, batarya ve rezervuarların değiştirilmesi veya tamir edilmesi, kırılan camların yerine yenilerinin takılması, elektrik lamba ve prizlerinin satın alınması, tamiri v.b işletme ve bakım hizmetleri kapsamındaki işlemler arızaların oluştuğu mahalleri kullanan birimlerin görev ve sorumluluğundan olduğundan söz konusu malzeme ve hizmetlerin, bu mahalleri kullanan idarelerce bütçelerinden temin edilecek ödeneklerle satın alınarak yaptırılması gerektiği belirtilmektedir:”
Bu nedenle söz konusu küçük tamir ve onarımlar, kurumlarca yerine getirilecektir.
Hizmet Veren Kurumlar tarafından:
Madde 13- Personellerin mesai takipleri Hükümet Konağında bulunan kurumlar tarafından sağlanacaktır.
-Talep halinde mesai takip çizelgelerinin incelenmek üzere Kaymakama sunulmasından kurum amirleri sorumludur.
-Temizlik hususunun denetimi bizzat kurum amirleri tarafından yapılacaktır.
-Birimler kendi kullanım alanı içerisindeki her türlü kullanımdan kaynaklanan ürünlerin değişikliğini (musluk, lamba v.s) kendisi yapar. İnşaat gerektirecek bakım onarım ve tadilat işleri 2009 yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununun Ekli E Cetvelinde bazı ödeneklerin kullanımına ve harcamalarına ilişkin esaslar başlıklı 69 uncu maddesi gereğince İçişleri Bakanlığı bütçesinin ilgili tertibinden karşılanacaktır.
-Hükümet Konağı içerisinde hiçbir suretle ısınma amaçlı ve çay v.s yapımında ısıtıcılar kullanılamayacaktır. Kurumlarda bu tür yangına neden olan unsurların kullanılmaması konusunda kurum amirleri personeline gerekli tebliği yapacaktır. Kurumlarca elektrik ve su tasarrufuna azami riayet edilecektir.
-Hükümet Konağı zemin katında bulunan arşivlerin bulunduğu koridorların temizliği ve düzenli tutulması arşivi kullanan kurumlar tarafindan ortaklaşa olarak yaptırılacaktır. Arşiv koridorlarında da hiçbir şekilde atıl malzeme (masa, dolap, raf, koltuk, sandalye v.s.) bulundurulmayacaktır. Kurum amirleri bu konuda ilgili personeline gereken talimatı verecek ve takibini yapacaktır.
-Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu önlem olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesi, arşiv deposunun yangın, hırsızlık, rutubet, su baskım, toz ve haşeratın zararından korunması, havalandırılması için her türlü önlem ilgili kurumlar tarafindan alınacaktır.
-Hükümet Konağına mesai saatleri dışında çalışmak amacıyla gelen personel için ilgili birim amirince görev süresini belirten görev belgesi düzenlenecektir.
DENETİM:
Madde 14- Bu Yönerge uyarınca Hükümet Konağında bulunan kamu kurumları tarafından tutulacak mesai takip çizelgeleri, nöbetçi memurluklar ve temizlik hizmetleri ile ilgili iş ve işlemler Kaymakam ve Hükümet Konağı Amiri tarafından, güvenlik hizmetleri ise Kaymakam ve Emniyet Amiri tarafından her zaman haberli ve habersiz olarak denetlenebilir.
-Bu denetimlerde kusur ve ihmali tespit edilen personel, ilgili mevzuat hükümlerine göre tecziye edilir.
YÖNERGEDEKİ BOŞLUKLAR :
Madde 15- Yönergede hüküm bulunmayan ya da tereddüt edilen hususlarda Kaymakamın emirlerine göre hareket edilir.
YÜRÜRLÜK .
Madde 16- Bu Yönerge, Gölpazarı Kaymakamı tarafından imzalanmasını müteakip yürürlüğe girer.
YÜRÜTME :
Madde 17- Bu Yönerge Kaymakam tarafından yürütülür.